Cuidar todas las aristas de un proyecto puede resultar una tarea agobiante dada la cantidad de detalles, actores involucrados y alcances de las actividades a realizar. Es por ello que traemos una guía con los puntos que se consideran más desafiantes o complejos en la gestión de proyectos y que ocurren con mayor frecuencia, más algunos consejos para poder abordarlos con éxito.

Objetivos mal planteados

No saber qué se espera del proyecto, supone uno de los grandes obstáculos para los gerentes de proyectos. Ya que si un objetivo se encuentra mal definido garantizará el fracaso del trabajo, ya sea por costes adicionales, estimación inadecuada de recursos humanos, cambios de alcance o sobre esfuerzo dado a que necesitamos constantemente estar clarificando en qué etapa vamos. No tener una dirección específica puede confundirnos incluso acerca de cuando finaliza el proyecto, extendiendo sus plazos y aumentando costes.

Por ello, recomendamos siempre tener una reunión de inicio donde podemos definir de manera clara el alcance del proyecto, que esperamos al concluir el mismo, declarar los responsables y los entregables esperados al cumplir cada etapa. Puede ser útil en esta etapa, añadir un software para la gestión de proyectos que nos permita tener mayor visibilidad y controlar los objetivos diarios, sus responsables y avances por periodo de tiempo a fin de identificar y mitigar los posibles riesgos que pudieran surgir.

Plazos irreales

Este punto es una razón común de por qué los proyectos fracasan en su mayoría, dado que los clientes y los interesados en el mismo tienen expectativas poco realistas. Es frecuente encontrar que las fechas límite en su mayoría se ven modificadas por plazos iniciales que son poco realistas o no se ajustan apropiadamente al esfuerzo que implica llevar a cabo su implementación.

Una forma de evitar este inconveniente, es planificar previamente al desarrollo del proyecto, esto nos ayudará a estimar con el equipo que formará parte de su implementación considerar los riesgos o esfuerzo necesario en realizar determinadas tareas. Una buena planificación de forma grupal, ayudará también a los integrantes del equipo a adquirir responsabilidades en relación a los plazos que se comprometen.

Comunicación inadecuada

Las habilidades de comunicación son el mayor activo de la gerencia de proyectos. No hay mucha diferencia si se está dando instrucciones, buscando información o haciendo preguntas, siempre resulta desafiante proporcionar comunicación precisa y abierta. La comunicación efectiva, se traduce a la larga en proyectos exitosos, más del 50% de los proyectos fracasan debido a un fallo en la transmisión de información.

Una forma de solventar este obstáculo, es fijar flujos de comunicación formales con los miembros del equipo, quiénes deben acudir a ella, de qué manera y en qué momento. Respaldar la información de una reunión de equipo o con cliente también nos ayudará a evitar conflictos por pérdida de la misma o fallos en la memoria de los participantes, siempre será bueno recurrir a un acta de reunión donde se delimiten los acuerdos, sus responsables y los plazos adquiridos.

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