Actualmente, cuando las compañías crecen y se acercan a un punto de madurez la coordinación inter-áreas puede resultar compleja o desorganizada, es allí donde la PMO tiene un papel importante ya que su intervención permitirá estandarizar los procesos y definir las mejores prácticas para la organización.

Con el fin de mitigar el impacto que tiene el trabajo en conjunto de múltiples áreas dentro de una organización, en una PMO, se definen, estandarizan, establecen y se llevan a cabo diversas actividades que guardan relación con la planificación estratégica y los procesos operativos dentro de uno o más departamentos que componen una compañía. Aquí, también pueden determinarse cómo se elaborarán y terminarán los productos o servicios que la empresa o un área en específico dentro de ella ofrecen.

Entonces, ¿Qué es una PMO?

Por sus siglas en inglés, PMO, es Project Management Office que quiere decir Oficina de Programa/Proyecto. Su función principal está orientada al seguimiento y control de los proyectos, así como también a ayudar y/o apoyar a generar una visión global y autónoma para la toma de decisiones en los niveles directivos o gerenciales dentro de una organización.

La PMO podrá intervenir en al menos tres niveles, los cuales detallamos a continuación:

Oficina Integral: tal como el caso de programas o proyectos estratégicos, la PMO toma gestión y control de la generación de artefactos, como por ejemplo Cartas Gantt, Minutas de reunión, Registro de compromisos y riesgos relacionados, constituyéndose en el centro oficial de información del proyecto tanto para el director como para el resto de integrantes clave.

Control: Compartir una visión autónoma del estado de los proyectos, con el fin de que la administración pueda tener alertas oportunas en caso de desviaciones o riesgos.

Seguimiento: posterior a dar visibilidad sobre el estado de los proyectos, permite dar apoyo y seguimiento al director de Proyecto en su labor, con el objetivo de aplicar las mejores prácticas en la Gestión de Proyectos.

¿Qué beneficios tiene contar con una oficina para la gestión de proyectos?

Su mayor beneficio, radica en que ofrece la posibilidad de estandarizar los sistemas y procesos. Cuando las diferentes áreas trabajan de forma sincrónica en el equipo, las dificultades dentro de la misma tenderán a disminuir como resultado de la colaboración interdepartamental. Como consecuencia, se podrá avanzar con los trabajos que impactan de mayor forma.

Este es uno de los desafíos más difíciles que deben sortear las PMO y también, uno de los principales motivos por los que las PMO son tan útiles. Con el tiempo, progresivamente los departamentos desarrollan de manera natural sus propios procesos. Esto resultará en que cada área o departamento dentro de una organización, comience a implementar sus propios estándares, tecnologías y herramientas para gestionar sus proyectos. Sin embargo, con el fin de evitar que la información quede asilada o se pierda en el proceso, es primordial el control de las PMO con el fin de apoyar las deficiencias operativas que puedan afectar la coordinación individual entre equipos.

Utilidad de la PMO en una organización, ¿Cuándo es necesario?

• El trabajo está aislado y a los integrantes les cuesta colaborar juntos.
• Los procesos están desorganizados.
• Existe constante pérdida de información.
• El crecimiento de la organización ha sido reciente y acelerado.
• Es necesario o requerido anticiparse a cambios que habrá dentro de la organización.

Dicho esto, podemos concluir que la función de una PMO es comprender los procesos independientes dentro de uno o varios equipos que puedan integrar una organización, reunir esa información y ofrecer un proceso estandarizado para el o los departamentos para los que trabaja.

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